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Pourquoi digitaliser le Gemba Walk ?

C’est quoi un Gemba Walk ?
Gemba Walks : pourquoi les digitaliser ?
Guide pratique pour une digitalisation réussie des Gemba Walks

Dans le secteur industriel, nous le savons, l’efficacité opérationnelle est primordiale. Pour atteindre cette efficacité, il est nécessaire d’améliorer les processus, ce qui veut dire comprendre les causes racine des problèmes.
La solution ? Les Gemba Walks. Issus de la philosophie lean, ils sont devenus un outil essentiel pour les managers souhaitant garder le contact avec le terrain et comprendre les “réelles causes”. Dans cet article, nous allons explorer pourquoi et comment digitaliser les Gemba Walks, tout en préservant leur essence : le contact humain avec les équipes opérationnelles.

C’est quoi un Gemba Walk ?

Le terme “Gemba” vient du japonais et signifie littéralement “là où les choses se passent”. Dans le contexte industriel, un Gemba Walk désigne un tour de terrain ou d’atelier effectué par un responsable d’équipe opérationnelle. L’objectif est de permettre au manager de s’imprégner du quotidien de ses équipes.

Il faut voir cet exercice non pas comme une simple inspection, mais une opportunité d’observation, d’écoute et d’apprentissage. Pendant ces tours, le manager peut :

Analyser en profondeur le déroulement des processus
Identifier les écarts par rapport aux standards établis
Repérer les bonnes pratiques qui méritent d’être partagées
Détecter les problèmes opérationnels qui freinent la productivité
Renforcer les liens avec les équipes et stimuler leur autonomie

Un Gemba Walk bien mené se conclut toujours par un échange constructif entre le manager et les équipes concernées. C’est l’occasion de partager les observations, de valider les perceptions et d’initier des actions d’amélioration.
Je vous invite à lire les meilleures pratiques des Gemba Walks

Maintenant que nous avons bien replacé les bases du Gemba, voyons pourquoi et comment le digitaliser.

Gemba Walks : pourquoi les digitaliser ?

Quand je dis “digitaliser”, c’est en réalité, utiliser les outils IT pour retranscrire au mieux ce que le manager va observer/analyser. Dans cette partie, je vais vous donner les raisons de digitaliser ces Gemba Walks :

Optimisation de la collaboration et de la communication

Dans un contexte avec plusieurs usines & plusieurs managers, les gemba walks fournissent de nombreuses informations.
Comment tout collecter et faire parvenir les différentes informations collectées ? Digitaliser.
Utiliser une solution digitale facilite grandement le partage d’informations. Tous les acteurs impliqués dans un projet peuvent avoir accès aux mêmes données et en temps réel.

Accessibilité et historisation des données

L’un des atouts majeurs de la digitalisation est la capacité à conserver un historique détaillé des Gemba Walks. Cette traçabilité permet non seulement d’avoir une vue d’ensemble sur l’évolution des processus, mais aussi d’ajuster les plans d’action de manière plus précise et efficace.
Pour les secteurs soumis à des audits réglementaires fréquents, comme l’agroalimentaire ou l’aéronautique, cet archivage numérique peut alors s’avérer particulièrement précieux.

Exploitation des données des Gemba Walks

L’enregistrement des données des routines permet de calculer directement les indicateurs de performance (KPI) que nous souhaitons suivre qui peuvent, à la suite, être suivis à travers des tableaux de bord. On peut alors mettre à jour facilement & quotidiennement l’état, l’avancement ou le score des audits et des tournées sur le terrain.
De plus, vous pouvez exporter l’historique des réponses données lors des routines effectuées par vos équipes, afin de réaliser des analyses personnalisées.

Amélioration de la réactivité et de l'implication des équipes

Les outils digitaux permettent la mise en place de systèmes de notifications en temps réel. Ainsi, en cas d’anomalie détectée lors d’un Gemba Walk, les équipes concernées peuvent être immédiatement alertées et réagir promptement. Cette réactivité accrue permet des réponses rapides des personnes en charge du bon fonctionnement.

Renforcement de l'autonomie des équipes

En digitalisant les Gemba Walks et autres processus connexes (audits 5S, réunions de performance), on donne aux employés les moyens de mieux gérer leur quotidien. Ils peuvent accéder facilement aux informations pertinentes, suivre l’évolution des actions correctives et prendre des initiatives éclairées.

Analyse approfondie et prise de décision éclairée

Les outils digitaux offrent des capacités d’analyse que le papier ne peut égaler. Les données collectées lors des Gemba Walks peuvent être ensuite traitées et croisées avec d’autres indicateurs de performance, permettant ainsi une compréhension plus fine des enjeux et une prise de décision plus pertinente.

La digitalisation des Gemba Walks ne vise pas à remplacer le contact humain, mais à l’enrichir et à le rendre plus efficace. Elle permet de tirer pleinement parti de cette pratique essentielle du lean , tout en l’adaptant aux exigences du monde industriel moderne.

Guide pratique pour une digitalisation réussie des Gemba Walks

Comme nous l’avons vu, digitaliser ces Gemba Walks peut apporter de nombreux bénéfices. L’idée est de voir maintenant les “clés de succès” pour réussir cette digitalisation du Gemba. Voici la liste des 7 principaux éléments à ne pas oublier :

Simplicité d'utilisation

L’outil choisi doit être intuitif et facile à prendre en main. Je vous conseille de privilégier une interface “conviviale”, afin d’encourager l’adoption par l’ensemble des équipes, y compris celles moins familières avec les outils numériques.

Remontée efficace des problèmes terrain

Un bon outil de digitalisation des Gemba Walks doit permettre de signaler les problèmes en temps réel, sans interrompre le déroulement de la routine.
Une fonctionnalité intéressante : La possibilité de créer un ticket directement depuis l’application, lié à la routine en cours, facilite grandement le suivi et la résolution des problèmes identifiés.

Traçabilité et suivi des actions

L’outil doit offrir une visibilité claire sur l’historique des informations entrées dans le système. Cette traçabilité permet non seulement de suivre l’évolution des problèmes, mais aussi l’historisation des données.

Intégration avec les autres outils de gestion de la performance

L’objectif est de pouvoir utiliser/exporter ces données sur d’autres outils. On souhaite lier ces données aux tableaux de bord et au management visuel utilisés lors des Animations à Intervalles Courts (AIC). Cette intégration permet de consolider les informations, de prioriser les actions et de réagir rapidement aux écarts de performance.

Visualisation des indicateurs clés

Un bon outil de digitalisation doit offrir une vue d’ensemble claire des indicateurs de performance liés aux routines (scores, statuts, taux de complétion). L’outil doit pouvoir proposer des templates de bases pour aider le manager à créer ces premiers tableaux de bords.

Flexibilité et personnalisation

Chaque entreprise a ses spécificités. L’outil choisi doit donc être suffisamment flexible pour s’adapter aux souhaits de l’entreprise. Un bon outil propose alors différents templates mais il est également possible de personnaliser ceux-ci.

Formation et accompagnement

Au-delà de l’outil lui-même, assurez-vous que le fournisseur propose un accompagnement adéquat pour la mise en place et la formation des équipes. Une bonne adoption est la clé du succès de votre digitalisation.
En suivant ces 7 “clés de succès”, vous pourrez digitaliser vos Gemba Walks de manière efficace, tout en préservant l’essence même de cette pratique : le contact direct avec le terrain et les équipes opérationnelles.

La digitalisation des Gemba Walks représente une évolution naturelle et nécessaire dans le contexte industriel actuel. Loin de dénaturer cette pratique essentielle du lean management, elle l’enrichit.
En choisissant judicieusement vos outils et en impliquant vos équipes dans cette transition, vous pourrez non seulement optimiser vos processus, mais aussi renforcer la culture d’amélioration continue au sein de votre organisation.

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