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4 Méthodes Efficaces de Résolution de Problèmes pour Optimiser vos Processus

Qu’est-ce que la résolution de problèmes
4 méthodes à connaître pour résoudre vos problèmes

Avec des processus de plus en plus complexes, la capacité à résoudre efficacement les problèmes opérationnels devient une compétence cruciale. L’objectif est non seulement de surmonter les obstacles quotidiens, mais aussi de transformer ces défis en opportunités d’amélioration.
Dans cet article, nous explorons quatre méthodes pour aborder et résoudre les problèmes de façon structurée.

Qu’est-ce que la résolution de problèmes

Comme dit précédemment, la résolution de problèmes est devenue une compétence clé en gestion de projet. Cela consiste toujours en l’identification, l’analyse et la résolution des problèmes pour atteindre des objectifs définis.
Ce qu’il faut bien comprendre, c’est qu’il est important de ne pas trouver des solutions temporaires, mais bien de chercher à identifier et traiter les causes profondes pour trouver des solutions à long terme.
Pour cela, plusieurs méthodes ont été développées pour structurer cette analyse de problèmes afin d’atteindre la meilleure solution dans le temps.

4 méthodes à connaître pour résoudre vos problèmes

PDCA

Commençons par la plus populaire, le cycle PDCA (Plan, Do, Check, Act) (également appelé Roue de Deming) est une méthode structurée pour l’amélioration continue. On peut traduire en français Planifier, Déployer, Contrôler, Agir.

L’idée est d’avoir un cycle itératif afin d’améliorer constamment les processus. Celle-ci se décompose en quatre étapes :

Planifier (Plan) : La première phase du cycle PDCA consiste à analyser l’existant en identifiant les problèmes. Il s’agit, à cette phase, de définir les objectifs que l’on cherche à atteindre. À la fin de cette phase, on souhaite aboutir à un planning et à la définition d’indicateurs de performance qui permettront ensuite d’évaluer les résultats obtenus.
Déployer (Do) : Cette seconde phase consiste en une première mise en œuvre la solution. Toutefois, cette mise en œuvre se fonde sur l’expérimentation. Mettez en œuvre le plan à petite échelle pour tester son efficacité. On souhaite minimiser l’impact sur les opérations courantes de l’entreprise. Pour rappel : la méthode PDCA est fondée sur une démarche itérative.
Contrôler (Check) : Dans cette troisième phase, on souhaite évaluer les résultats. On doit comparer les résultats obtenus par rapport aux objectifs définis à l’étape 1. Il faut alors valider si l’efficacité globale du processus a été améliorée et décider si une nouvelle série de tests est nécessaire avant de passer à la phase suivante.
Agir ou ajuster (Act) : Dernière phase du PDCA. Elle consiste à finaliser et mettre en œuvre les changements au sein du processus. Les améliorations (qui ont été validées) deviennent alors la nouvelle norme pour ce processus. Il est important de mettre à jour la documentation associée au processus.

Les 5 Pourquoi

Passons à une seconde méthode qui est plutôt simple et rapide et pourtant efficace !
L’objectif est de trouver la cause profonde d’un problème afin d’apporter une amélioration durable, comme mentionné précédemment. En posant successivement cinq questions commençant par “Pourquoi”, on peut remonter à la source principale du problème.
Chaque réponse à un “Pourquoi ?” sert de base pour construire la question suivante.
Il est important que les questions et réponses soient factuelles.
Bien sûr, il est possible de trouver la cause racine avec moins de cinq “Pourquoi”, ou d’avoir besoin de plus de cinq. N’hésitez pas à adapter la méthode.

Prenons un exemple pour bien comprendre : l’exemple d’un restaurant qui constate une baisse de son chiffre d’affaires :

Pourquoi le chiffre d’affaires baisse-t-il ?
Car nous avons en moyenne 5 clients de moins par jour comparé au mois précédent.
Pourquoi y a-t-il moins de clients ?
Car un nouveau concurrent s’est implanté dans la même zone.
Pourquoi ce concurrent est-il plus attractif ?
Car il propose des produits qui répondent mieux aux attentes des clients.
Pourquoi ses produits répondent-ils mieux ?
Car il a mené une étude de marché approfondie et segmenté efficacement les consommateurs.
Pourquoi ne pas mener une étude de marché pour regagner en compétitivité ?
Car nous n’avons pas songé à en réaliser une depuis 3 ans

La méthode 8D

On passe maintenant à la troisième méthode : la méthode 8D. C’est également une approche structurée pour résoudre les problèmes opérationnels, développés au sein de la Ford Motor Company dans les années 1980.

Les huit étapes de la méthode 8D :

D1 – Former le groupe de travail : Constituer une équipe pluridisciplinaire compétente est essentiel pour traiter le problème efficacement. Cette équipe doit inclure des acteurs directement impliqués dans le processus concerné.
D2 – Caractériser le problème : Il s’agit de définir précisément le problème en s’appuyant sur des faits et des données chiffrées, sans chercher à identifier les causes à ce stade.
D3 – Définir et mettre en œuvre des actions de sécurisation : Ces actions visent à contenir les effets du problème, en limitant sa propagation pour éviter qu’il n’impacte le client. Elles sont temporaires, en attendant des solutions permanentes.
D4 – Déterminer la cause racine du problème : L’analyse causale utilise des outils comme les 5 Pourquoi (on peut également penser au diagramme d’Ishikawa) pour identifier les causes profondes.
D5 – Élaborer et mettre en œuvre les actions correctives : Après avoir identifié la cause racine, on doit définir et déployer des actions correctives pour résoudre le problème de manière structurelle.
D6 – Vérifier l’efficacité des actions correctives : Cette étape consiste à s’assurer que les actions mises en place ont permis d’obtenir les résultats attendus.
D7 – Mettre en place des actions préventives : Développer des actions préventives pour éviter la récurrence du problème, souvent en modifiant les processus ou en mettant à jour les procédures.
D8 – Féliciter l’équipe et célébrer les résultats : Reconnaître le travail accompli par l’équipe est important pour créer une émulation positive.

DMAIC

Le DMAIC est une méthode de résolution de problèmes basée sur des données et des faits. Elle s’inscrit dans la démarche d’excellence opérationnelle du Lean Six Sigma, qui vise à optimiser les processus et à réduire les gaspillages. Le DMAIC est un acronyme qui désigne les cinq étapes de la méthode : Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer et Contrôler.

Les cinq phases du DMAIC :

Define (Définir) : Cette phase consiste à poser clairement le problème en exprimant les problématiques ressentis (Exemple : non-conformité aux attentes, des coûts de production élevés). L’objectif est de définir le périmètre du projet et d’aligner les objectifs avec les besoins des clients.
Measure (Mesurer) : La seconde phase doit permettre d’évaluer l’ampleur du problème à l’aide d’indicateurs précis. On souhaite mesurer des paramètres clés afin d’identifier factuellement le problème. Ces mesures permettront ensuite de voir la progression.
Analyse (Analyser) : Une fois le problème confirmé, cette troisième phase vise à identifier les causes racines qui amènent au problème. On peut utiliser les 5 pourquoi ou le diagramme d’Ishikawa pour comprendre les causes.
Improve (Améliorer) : Après avoir déterminé la cause du problème, l’équipe développe et met en œuvre des solutions pour éliminer cette cause. Cette phase implique d’expérimenter plusieurs solutions pour trouver la bonne solution la plus efficace, comme prescrire un antibiotique pour une infection bactérienne.
Control (Contrôler) : La dernière phase consiste à vérifier que la ou les solutions mises en place sont efficaces. Pour cela, il est nécessaire de comparer l’évolution des indicateurs qui posaient problème.

Comme observé, il existe différentes méthodes de résolution de problèmes telles que PDCA, 8D et DMAIC ou encore les 5 Pourquoi pour aider à définir la cause racine.
Pour l’ensemble de ces méthodes, il est important d’identifier les causes racines pour résoudre les problèmes de façon pérennes.

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