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Digitalisez le Hoshin Kanri pour une planification stratégique plus efficace

Présentation de la méthode Hoshin Kanri traditionnelle
Digitalisation du processus Hoshin Kanri

Pour une entreprise, traduire des valeurs et des objectifs stratégiques en actions concrètes sur le terrain est souvent un casse-tête. Les risques sont nombreux quand des dirigeants se prêtent à un tel exercice : manque d’alignement stratégique entre les équipes, dispersion des ressources, stagnation ou encore perte d’agilité.

La méthode Hoshin Kanri permet d’adresser ces problèmes grâce à des outils simples et des processus opérationnels qui incluent tous les acteurs d’une entreprise.

Ce modèle itératif et collaboratif a fait ses preuves dans de nombreux environnements industriels. Dans cet article, nous verrons comment la digitalisation peut avoir un rôle à jouer pour faire de la méthode Hoshin Kanri un outil encore plus indispensable.

Présentation de la méthode Hoshin Kanri traditionnelle

Définition et objectifs du Hoshin Kanri

Avant toute chose, rappelons en quoi consiste la méthode Hoshin Kanri. Comme beaucoup d’outils du Lean Management, le Hoshin Kanri nous vient du Japon. Il désigne un ensemble de processus et d’outils destinés à aligner la stratégie de l’entreprise fixée par la direction, avec les actions opérationnelles mises en place sur le terrain, en diffusant ces objectifs à travers toutes les strates hiérarchiques.

Sa mise en place reprend le cycle PDCA (Plan, Do, Check, Act) et peut se résumer en quelques étapes, très souvent basée sur un cycle :

Définition de la stratégie long terme et identification de quelques objectifs à horizon 3 ou 5 ans.
Définition des objectifs à atteindre dans l’année en cours.
Traduction de ces objectifs annuels en actions opérationnelles.
Mise en place de KPIs et d’indicateurs permettant de mesurer le progrès vers ces objectifs annuels.
Allocation des ressources à chacune des actions opérationnelles identifiées.
Suivi des indicateurs au cours de l’année et si besoin application d’actions correctives si les résultats ne correspondent pas aux objectifs fixés.

La méthode Hoshin Kanri repose également sur ce qu’on appelle des « catchballs ». Les objectifs stratégiques sont déclinés en objectifs contributifs locaux qui doivent contribuer à l’atteinte des objectifs stratégiques, lors d’échanges entre les différentes strates hiérarchiques de l’entreprise.

Le catchball permet alors de maintenir des boucles de rétroaction à tous les niveaux hiérarchiques de votre organisation à l’aide d’un partage d’informations à double-sens.

L’outil le plus souvent associé au Hoshin Kanri est la « Matrice en X », qui permet sur un seul support de regrouper les objectifs long terme, les objectifs annuels, les actions opérationnelles à mettre en place, les KPIs de suivi ainsi que les responsables de chacune des tâches.

Pourquoi digitaliser le Hoshin Kanri ?

Les environnements industriels sont aujourd’hui de plus en plus digitalisés, grâce à de multiples outils qui permettent de décupler la productivité ou d’accélérer certains processus. Le Hoshin Kanri n’échappe pas à la règle, et peut lui aussi bénéficier de certains outils digitaux pour gagner en efficacité.

La digitalisation peut dans un premier temps permettre une meilleure gestion des données et des informations, en donnant par exemple accès à tous les niveaux de l’organisation aux objectifs stratégiques de l’entreprise grâce à un outil ou une plateforme dédiée.

Des outils numériques de suivi peuvent permettre d’avoir des indicateurs de suivi en temps réel, ce qui augmente l’agilité et la réactivité en cas de déviation par rapport aux objectifs fixés. Certaines plateformes proposent même la génération de rapports personnalisés selon les différents besoins de l’organisation, permettant ainsi à chacun d’avoir une vision très claire de sa performance.

Enfin, la digitalisation améliore la communication et la coordination entre les différentes équipes, grâce notamment à des outils collaboratifs qui renforcent la communication transversale et réduisent ainsi les silos.

Digitalisation du processus Hoshin Kanri

Déterminer les critères de sélections des outils digitaux appropriés

Comme pour tout projet de transformation digitale, les outils choisis doivent répondre aux besoins spécifiques de l’organisation ainsi qu’aux exigences du Hoshin Kanri. L’outil doit permettre de définir, de suivre et d’ajuster en temps réel les objectifs stratégiques ainsi que les KPIs de suivi. La capacité à surveiller en temps réel les performances et les progrès réalisés doit être l’un des principaux critères à prendre en compte, il faudra en conséquence choisir l’outil adapté en fonction de la nature des indicateurs à suivre ainsi que du volume de données à traiter.

L’outil doit également être ergonomique et simple dans son utilisation, car il a vocation à être utilisé par de nombreux acteurs différents (directeurs, managers, opérateurs…). Il doit permettre une collaboration efficace et intuitive entre les différents utilisateurs : chacun doit pouvoir si besoin apporter des commentaires, des remarques ou partager des informations à tout moment.

Le dernier point à surveiller est évidemment la cybersécurité, cet outil étant destiné à recevoir des données pouvant être confidentielles, comme des objectifs stratégiques, ou des indicateurs de performance. Certaines entreprises font par exemple le choix d’une solution hébergée sur des serveurs locaux protégés, plutôt que des solutions cloud qui peuvent amener des risques quant à la sécurité des données.

Intégration avec le SI existant

L’implémentation d’indicateurs de performance nécessite la mise en place d’interfaces avec les systèmes existants (ERP ou MES par exemple) afin de récupérer des données clés. Il convient donc de choisir des outils pouvant s’interfacer facilement avec d’autres solutions, et garantissant des échanges de données sûrs et efficaces. La plupart des solutions du marché proposent aujourd’hui la connexion via des APIs, qui facilitent la mise en place de flux de données et assurent une automatisation des échanges d’informations.

Phase de formalisation des objectifs stratégiques

La formalisation des objectifs est le point de départ du processus Hoshin Kanri, et s’assurer que cette phase est correctement menée est essentiel si la direction veut réussir à traduire sa vision stratégique en objectifs opérationnels clairs et quantifiables. C’est là qu’une solution digitale peut apporter une réelle plus-value en rendant cette étape plus structurée, transparente et collaborative.

Un outil digital peut en effet permettre un accès plus rapide et simplifié à tout type de données (à condition évidement d’être correctement interfacé avec le SI existant de l’entreprise), mais également donner accès aux performances passées ou à des données externes comme des tendances du marché. Toutes ces informations contribuent à donner plus de visibilité à la direction qui peut ainsi fixer un cap stratégique à la fois ambitieux et réaliste.

La formalisation des objectifs stratégiques nécessitant le travail et la participation de plusieurs niveaux hiérarchiques, avoir un outil digital favorisant la collaboration peut être un vrai plus. Chacun peut échanger ses idées sans perte d’information, les « catchballs » sont ainsi plus efficaces et plus constructifs.

Un suivi et un ajustement des objectifs en temps réel

C’est avec la possibilité de mettre en place des KPIs personnalisés et mis à jour en temps réel qu’une solution digitale peut apporter une vraie plus-value au processus Hoshin Kanri.

Avec un outil digital, la visualisation des performances et des indicateurs est décuplée. Certains proposent la génération automatique de tableaux de bord sur-mesure pour tous les niveaux hiérarchiques, permettant ainsi à chacun d’avoir une meilleure visibilité sur sa situation par rapport aux objectifs fixés.

Un outil correctement paramétré peut par exemple envoyer des alertes lorsqu’il détecte qu’un objectif risque de ne pas pouvoir être atteint, ou du moins qu’un indicateur semble un peu trop s’éloigner de sa cible. Cela donne la possibilité aux managers ou à la direction de réagir de manière quasi immédiate et ainsi éviter que des problèmes ne deviennent critiques.

Conduite du changement et adoption de la solution

Chaque outil numérique apporte très souvent des changements importants pour tous ceux qui l’utilisent, aussi bien dans la manière de travailler que dans les processus opérationnels de l’entreprise. Appréhender ces changements est donc indispensable pour garantir une bonne adoption de la solution, mais aussi et surtout pour que l’outil soit capable de délivrer son plein potentiel.

Prendre en compte les attentes de chacun vis-à-vis de l’outil à mettre en place est la première chose à faire : mettre en place une communication claire entre les opérationnels, les managers et la direction, pour permettre à chacun d’exprimer ses préoccupations ou ses inquiétudes, expliquer la raison d’être de cet outil, et mettre en avant les bénéfices apportés.

La formation et l’accompagnement sont également des éléments essentiels pour garantir un bon niveau d’adoption de la solution. Un support continu doit aussi être déployé pour répondre aux questions, résoudre les éventuels problèmes techniques ou aider les utilisateurs.

L’intelligence artificielle au service du Hoshin Kanri

L’intelligence artificielle est un outil très puissant qui, s’il est correctement utilisé, peut apporter une plus-value considérable au processus Hoshin Kanri. Toutes les étapes du processus peuvent en bénéficier : une IA générative peut par exemple être utilisée pendant la phase de définition des objectifs stratégiques, en proposant des objectifs ciblés après avoir analysé différentes données internes à l’entreprise mais également externes.

Enfin, l’analyse des KPIs ou de certains indicateurs peut être améliorée par des systèmes de modélisation prédictive, qui permettent ainsi d’être toujours plus réactif en cas de déviation de certains indicateurs par rapports aux objectifs fixés initialement. Certains modèles d’IA générative peuvent aussi proposer des ajustements de plans d’action en fonction d’évènements internes ou externes, afin de s’assurer que les actions mises en place restent dans la lignée des objectifs stratégiques de l’organisation.

La digitalisation du Hoshin Kanri représente un levier intéressant pour les structures qui souhaitent gagner en efficacité dans la manière de traduire leurs objectifs stratégiques en actions opérationnelles.
Toutes les étapes du processus peuvent être optimisées grâces à des outils digitaux, notamment grâce à une meilleure collaboration entre les équipes, un suivi renforcé de certains indicateurs et une réactivité décuplée.

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