Lean Corner

3 types d’Obeya : Stratégique, Production et Office

Les objectifs distincts des Obeyas Stratégique, Production et Office
Obeya Stratégique : Piloter la vision et les objectifs à long terme
Obeya Production : Optimiser les performances opérationnelles
Obeya Office : Faciliter la collaboration et les projets transversaux
Quelques bonnes pratiques pour des Obeyas efficaces

L’Obeya, ou “grande salle” en japonais, est bien plus qu’une simple salle de réunion. C’est un outil central de management visuel conçu pour renforcer la collaboration et améliorer la prise de décision.
Or, pour cela, l’Obeya doit être adapté au bon usage et aux objectifs de l’équipe. Dans cet article, nous allons traiter de trois grandes catégories d’Obeyas que vous pouvez retrouver dans votre organisation : Stratégique, Production et Office. Chacun de ces trois types d’Obeya répond à des besoins spécifiques, s’appuie sur des indicateurs distincts et implique différents participants. Nous allons explorer en détail ces différences pour illustrer chaque type d’Obeya.

Les objectifs distincts des Obeyas Stratégique, Production et Office

Commençons par la base, un Obeya doit permettre de répondre à un objectif précis. Voici les différents objectifs auxquels doivent répondre les Obeyas.

Obeya Stratégique: L’objectif principal de cette Obeya est d’aligner la vision à long terme de l’entreprise, ses objectifs stratégiques, et ses ressources clés. Elle est utilisée pour coordonner les décisions au niveau de la direction et surveiller des indicateurs macro comme la profitabilité, la croissance de CA.
Obeya Production: Cette Obeya se concentre sur l’excellence opérationnelle. Elle permet de suivre en temps réel les performances des chaînes de production, d’identifier les écarts et de mettre en œuvre des actions correctives immédiates.
Obeya Office:Cette dernière est plutôt destinée aux environnements administratifs et aux projets transversaux. L’objectif est de faciliter la collaboration interservices, améliorer les processus internes et assurer l’alignement avec les objectifs globaux de l’entreprise.

Obeya Stratégique : Piloter la vision et les objectifs à long terme

Quels KPIs suivre dans une Obeya Stratégique ?

À la suite d’une définition des objectifs de l’entreprise pour l’année (voir la méthode Hoshin Kanri), l’Obeya Stratégique est le lieu où les cadres dirigeants vont pouvoir suivre les indicateurs en lien avec les objectifs définis. Les indicateurs suivis peuvent être :

KPIs Financiers :

Croissance du chiffre d’affaires (% annuel)
Profitabilité : Marges nettes et brutes, EBIT (résultat avant intérêts et impôts).
Part de marché : Position de l’entreprise par rapport à ses concurrents.

KPIs Clients et Marchés :

Net Promoter Score (NPS) : Satisfaction et Fidélité des clients.
Taux de pénétration de marché

Suivi des projets stratégiques :

Suivi des avancements des projets stratégiques réalisés dans les délais : Mesure l’exécution des projets majeurs.

Qui doit participer et à quelle fréquence utiliser l’Obeya Stratégique ?

Les réunions d’Obeya Stratégique impliquent souvent :

Les cadres dirigeants, comme le PDG, le CODIR, ou tout responsable d’unités selon le besoin.
Une fréquence trimestrielle ou annuelle pour ajuster les stratégies en fonction des évolutions du marché.

Cas d’usage : Comment Toyota a utilisé une Obeya Stratégique pour la Prius ?

Lors du développement de la Toyota Prius, Toyota a utilisé une Obeya Stratégique pour aligner tous les départements concernés : design, production, marketing et logistique. Les dirigeants pouvaient ainsi surveiller l’avancement global, résoudre les conflits interservices et garantir que le projet respectait ses objectifs stratégiques.

Obeya Production : Optimiser les performances opérationnelles

Indicateurs et métriques clés pour une Obeya Production performante

L’Obeya Production vise à garantir que les processus de fabrication atteignent leurs objectifs de qualité, de coût et de délais. On la retrouve plus naturellement dans les usines ou dans l’entrepôt. Les indicateurs clés suivis sont :

KPIs de Production :

Taux de rendement synthétique (TRS) : Combinaison de la disponibilité, de la performance, et de la qualité des équipements.
Taux de défauts/rebuts (%) : Mesure la proportion de produits non conformes.
Volume de production : Suivi des unités produites par période (jour/semaine).

KPIs Logistiques :

Taux de livraison à temps (OTD – On-Time Delivery) : Mesure le respect des délais de livraison.
Taux de rotation des stocks : Indique la rapidité à laquelle les stocks sont écoulés.

KPIs de Qualité et Sécurité :

Taux d’incidents de sécurité : Nombre d’accidents ou quasi-accidents par mois.
Conformité aux standards qualité : Proportion des produits validés dès la première vérification.

Suivi de planning & des actions :

Adhérence au planning de production : Assure que les commandes sont produites/livrées à temps.
Suivi des plans d’actions : Assurer la mise en œuvre et le suivi des actions correctives pour résoudre les problèmes identifiés.

Qui participe et à quel rythme tenir une Obeya Production ?

Les participants peuvent varier selon le type d’ AIC défini. Pour rappel, on peut définir les différents niveaux d’AIC comme ceux-ci (plus de détails, dans cet article Insérer Article AIC) :

AIC 0 : revue horaire ou par équipe, d’une durée de 10 ou 15 minutes maximum, regroupant les opérateurs avec leur chef d’équipe, dont l’objectif est de remonter les problèmes rencontrés en production.
AIC 1 : revue journalière regroupant les chefs d’équipes et le chef d’atelier.
AIC 2 : revue journalière ou hebdomadaire regroupant le responsable de production et les différents responsables de secteur.
AIC 3 : Point de performance global pour la direction, couvrant l’ensemble des secteurs.

Pour chaque AIC, il est possible de construire un Obeya différent. Les réunions, souvent appelées stand-ups, se tiennent selon le rythme établi lors de la mise en place de l’AIC.

Cas d’usage : Optimiser la production grâce à une Obeya

Dans une usine de fabrication de pièces automobiles, une Obeya Production est utilisée pour visualiser le tableau SQCDP (Sécurité, Qualité, Coût, Délais, Personnes). Par exemple : Une augmentation du taux de pannes est détectée dans la colonne Sécurité. En utilisant un diagramme d’Ishikawa dans l’Obeya, l’équipe identifie une maintenance préventive insuffisante comme cause principale. Une action corrective immédiate est décidée et inscrite dans le suivi des actions.

Obeya Office : Faciliter la collaboration et les projets transversaux

Comment structurer une Obeya Office pour maximiser la collaboration ?

L’Obeya Office vise à gérer les flux de travail internes et à améliorer la collaboration entre les départements. Les indicateurs suivis incluent :

Respect des délais de proje: Mesure la capacité de l’équipe à respecter les jalons clés du projet. Un diagramme de Gantt pour visualiser les tâches en cours, terminées, et en retard par rapport au planning initial.
Suivi des tâches: Suivre les tâches spécifiques au projet à l’aide de tableaux Kanban, qui offrent une visualisation claire des étapes de chaque tâche (en cours, terminée, bloquée).
Suivi des tickets: Utilisé principalement pour les projets informatiques (SI), cet indicateur mesure le nombre de tickets ouverts, résolus, ou en attente.
Identification des risques clés : Identifier les risques majeurs d’un projet et suivre leur évolution. Chaque risque est associé à un plan de mitigation pour réduire son impact ou sa probabilité.

Quels acteurs doivent être impliqués et à quelle fréquence dans l’Obeya Office ?

Les participants incluent les chefs de projet, les responsables des départements fonctionnels (RH, marketing, finance) et les équipes opérationnelles.
Les réunions ont souvent lieu chaque semaine ou deux fois par semaine.

Cas d’usage : Obeya Office en action dans une entreprise de conseil

Dans une grande entreprise de conseil, une Obeya Office est utilisée pour piloter un projet de transformation digitale. Les tableaux visuels incluent :

Le diagramme de Gantt
Le suivi des tickets
Un Kanban pour suivre les tâches en cours, terminées ou bloquées.
Un tableau PDCA (Plan, Do, Check, Act) pour structurer les actions d’amélioration continue.

Grâce à l’Obeya, l’équipe peut identifier rapidement les points critiques à solutionner et affecter des ressources supplémentaires pour résoudre le problème.

Quelques bonnes pratiques pour des Obeyas efficaces

Pour que vos Obeyas – qu’elles soient Stratégique, Production ou Office – soient réellement efficaces, il est important d’adopter certaines pratiques globales.

Standardiser les pratiques pour une Obeya performante

Standardisation des pratiques: : Définissez des règles claires pour vos réunions en termes de participants, fréquence et objectifs. Cela va créer une routine de suivi qui sera bénéfique pour assurer le bon suivi des KPIs.
Formats homogènes : Utilisez des formats uniformes entre les services et niveaux hiérarchiques (ex. : tableau SQCDP pour la production ou diagramme de Gantt pour les projets Office). Cela facilite la transmission des informations entre les équipes.
Visuels clairs : Les informations doivent être “autoporteuses” ou compréhensibles en un coup d’œil sans besoin d’explications.

Digitaliser son Obeya pour un suivi en temps réel

Je vous recommande de digitaliser la pratique de l’Obeya. Pourquoi ?

Suivi en temps réel : Les données partagées via des outils numériques garantissent une visibilité immédiate sur les performances et les écarts à corriger.

Exemple, dans une Obeya Office, les indicateurs de progression des projets peuvent être mis à jour par connexion API à d’autres logiciels.

Collaboration à distance : Les équipes internationales ou les collaborateurs en télétravail peuvent participer activement aux Obeyas grâce à des plateformes numériques.

Intégrer des boucles de feedback pour une amélioration continue

Les Obeyas ne sont pas des espaces figés ; elles doivent s’intégrer dans un cycle d’amélioration continue où les informations circulent de manière fluide entre les différents niveaux hiérarchiques.

Connexion entre niveaux : Les Obeyas Stratégique, Production et Office doivent être interconnectées. Les données remontées par les Obeyas Production et Office doivent alimenter les décisions prises dans l’Obeya Stratégique.
Feedback constant : Intégrez des mécanismes de rétroaction pour évaluer l’efficacité des actions prises. Par exemple, après une action corrective dans une Obeya Production, analysez ses résultats lors des prochaines réunions.
Plan d’actions partagé : Assurez-vous que les feedbacks remontés entraînent des ajustements concrets. Une mise à jour visible des actions entreprises améliore l’engagement des participants.

Les trois types d’Obeya — Stratégique, Production et Office — sont des outils pour renforcer la performance organisationnelle. Ils permettent d’améliorer la communication, de résoudre les problèmes rapidement et de s’assurer que tous les niveaux hiérarchiques travaillent en synergie.
En adaptant chaque Obeya à ses objectifs spécifiques, les entreprises peuvent maximiser leur utilisation. En adoptant les bonnes pratiques de l’article et un suivi régulier de celles-ci, les impacts sur votre organisation seront rapidement significatifs.

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