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mon aventure iObeya !
Entre coûts réduits et adoption par le plus grand nombre, iObeya s’est imposée comme une solution clé pour Schneider Electric, permettant ainsi d’assurer la continuité business tout en garantissant un haut niveau de sécurité des données grâce à la norme ISO 27001. En adoptant progressivement les méthodes Lean et Agiles, les collaborateurs Schneider Electric deviennent moteur de la transformation digitale du Groupe et apportent ainsi plus rapidement de la valeur aux clients.
- Un time to market divisé par deux permettant de réaliser plus de projets, plus rapidement, tout en créant davantage de valeur.
- Une plus grande sécurisation des informations sensibles grâce à la certification ISO 27001 d’iObeya.
- Une économie de 95 % sur les événements trimestriels, désormais à distance, pour organiser l’ensemble des PI Plannings
Le contexte : Schneider déploie des initiatives à grande échelle
Schneider Electric est une entreprise mondiale qui compte plus de 135 000 employés et a généré un chiffre d’affaires de plus de 25 milliards de dollars en 2020. Pour mener à bien sa transformation numérique, l’entreprise a intégré des technologies de pointe pour la gestion des processus et de l’énergie, depuis la production jusqu’au stockage dans le cloud.
Grâce à cette transformation, Schneider Electric offre une gestion intégrée de l’énergie du résidentiel à l’industriel (data centers, infrastructures, etc.). Pour y parvenir, l’entreprise a connecté entre eux les produits, les contrôles, les logiciels et les services tout au long du cycle de vie de l’énergie, offrant ainsi une solution complète et efficace pour ses clients.
En 2020 le Groupe figurait, pour la quatrième année consécutive, dans le classement 2021 du magazine Fortune sur la liste des entreprises les plus admirées au monde.
Surmonter les obstacles à la collaboration visuelle papier et renforcer l’Excellence Opérationnelle
Au cours des dernières années, Schneider Electric a procédé à une transformation organisationnelle visant à accroître l’efficacité de son processus de développement. Les équipes chargées de l’Automatisation Industrielle, du développement de produits ou encore du Project Management Office (PMO), ont commencé à adopter des méthodes de travail Lean et Agiles avec des outils comme des tableaux blancs, des Post-Its ou même des tableaux Kanban. Toutefois, ces outils physiques papier ont rapidement atteint leurs limites.
« La fiabilité et la centralisation des informations sur les Post-Its étaient devenues un problème », se souvient Ricardo Clemente, Responsable de la transformation Agile chez Schneider Electric. « Lorsque nous prenions des photos de tableaux blancs, les informations étaient souvent perdues. Cela nécessitait également beaucoup d’espace physique – souvent une pièce entière – empêchant ainsi d’autres collaborateurs d’utiliser la salle du fait de la présence d’informations sensibles ou ne pouvant être déplacées ».
Par ailleurs, avec des équipes réparties dans le monde entier, les processus de travail de Schneider Electric ont perdu en flexibilité.. Par exemple, l’équipe chargée de l’automatisation industrielle organisait tous les 3 mois une réunion de planification physique de 2 à 3 jours pour le trimestre suivant. Cette organisation devait tenir compte de l’éloignement géographique des équipes à travers le monde et n’a plus été tenable avec la pandémie Covid-19.
« Historiquement, nous étions surtout en face à face pour toutes nos interactions, que celles-ci soient en personne ou par visioconférence, et ne nous étions jamais appuyés sur des outils de collaboration », partage Sanjeevini Patil, Directrice Générale associée PMO chez Schneider Electric Inde. « Lorsqu’il n’a plus été possible de nous rencontrer sur site, nous avons rapidement réalisé que nous avions besoin d’un outil commun pouvant être utilisé dans toutes les régions pour collaborer en temps réel ».
Numériser les pratiques Lean et les PI plannings
Afin de développer le Lean de manière plus adaptée à ce nouveau contexte, Schneider Electric a commencé à explorer les solutions de Management Visuel Digital.
L’équipe de développement produit a été l’une des premières à adopter iObeya en vue de digitaliser ses pratiques de Management Visuel. Le premier usage de la solution iObeya à été la dématérialisation des tableaux Kanban. Cette expérience fut concluante : « Le principal avantage d’une solution comme iObeya est de pouvoir être à plusieurs endroits au même moment et voir en un coup d’oeil l’état d’avancement des projets », explique Sylvain Schär, Responsable de l’ingénierie du développement produit chez Schneider Electric. « L’information en temps réel dans iObeya était la solution parfaite pour nous ».
Après ce premier succès au sein de l’équipe développement produit, l’adoption d’iObeya s’est rapidement répandue au sein du Groupe. L’équipe d’Automatisation Industrielle a trouvé iObeya à la fois flexible et facile à prendre en main pour les utilisateurs, permettant ainsi de recréer rapidement et digitalement ce qui est normalement réalisé in situ.
En plus de la méthode Lean, la plateforme iObeya est désormais utilisée pour les formations à distance, les projets Agiles et notamment sur les sprints de 3 semaines, en complément d’Azure DevOps pour visualiser l’avancement des travaux.
L’adoption grandissante d’iObeya dans le Groupe comme nouvelle solution de Management Visuel Digital a rapidement fait de cet outil un “essentiel” pour la formation et l’accompagnement dans le cadre du Scaled Agile Framework (SAFe®). Aussi, l’intégration de l’authentification unique (SSO) garantit la sécurisation des données, permettant ainsi d’intégrer facilement davantage de collaborateurs sur la plateforme.
iObeya a répondu à l’ensemble de nos besoins en matière de PI planning et était vraiment la meilleure solution en termes de support. Nous cherchions un outil aussi intuitif que possible afin d’éviter de devoir former les 130 nouveaux utilisateurs et iObeya avait cet énorme avantage
La collaboration visuelle hybride contribue à l'Excellence Opérationnelle
Dès la première année d’utilisation d’iObeya, Schneider Electric a connu une amélioration importante de ses délais de livraison sur le marché, avec une amélioration de 70% de la livraison des projets dans les temps impartis. « Si vous livrez plus rapidement, vous livrez plus de projets et vous créez plus de valeur », déclare M. Schär.
« L’équipe chargée de l’Automatisation Industrielle chez Schneider Electric n’a plus besoin de faire venir en avion des collaborateurs issus de différents bureaux sur un même site tous les 3 mois pour la planification trimestrielle. » Schneider Electric estime que l’organisation de chaque événement trimestriel pour 150 personnes coûte environ 175 000 € – dont 125 000 € pour les vols seuls – soit au total environ 700 000 € par an. Par ailleurs, Schneider Electric peut maintenir les tableaux Kanban sans avoir besoin d’un espace physique. « Auparavant, nous aurions utilisé un tableau blanc et toutes les informations auraient été perdues », détaille M. Ludmann.
iObeya a également aidé les équipes de Schneider Electric à rester plus connecté, malgré le 100 % télétravail , tout au long de la pandémie Covid-19. « Nous sommes un Groupe international et nous avons besoin d’un outil permettant une connexion globale », explique S. Patil.
« Désormais, même si les employés sont sur différents sites ou en télétravail, nous pouvons continuer à travailler ensemble ».
