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mon aventure iObeya !
Lorsque vous travaillez sur un projet inter-équipes, vous vous retrouvez certainement dans une situation similaire à celle que nous connaissons tous : vous décrivez une série d’activités détaillées et partagez tous les documents avec vos collègues. Pourtant, même avec l’ensemble des informations, les flux de travail du projet s’avèrent peu clairs – en résulte que plus (trop) d’informations ne conduit pas nécessairement à une meilleure compréhension du projet ; parfois, il est surtout nécessaire aux équipes de les visualiser.
Un rapport de recherche commandé par 3M Corp. a révélé que les supports visuels améliorent de 400 % notre capacité d’apprentissage, que nous traitons les images 60 000 fois plus vite que du texte et que nous nous souvenons que d’un cinquième environ de ce qu’on entend.
Si la communication visuelle n’est pas nouvelle (pensez aux dessins des cavernes et aux signaux de fumée), ce n’est qu’avec l’invention du diagramme de Gantt – un graphique à barres encore largement utilisé pour illustrer le calendrier d’un projet – que l’industrie s’est ralliée à l’idée d’utiliser des témoins visuels dans la Production. Aujourd’hui, les témoins visuels sont omniprésents : les feux de circulation, les panneaux et les marquages de voies aident les conducteurs à s’orienter, les uniformes de code couleur, nos téléphones qui clignotent pour annoncer des notifications, et ainsi de suite.
Management Visuel : Utiliser des contrôles visuels pour améliorer les performances opérationnelles
Le management visuel a pour but de transmettre des informations essentielles d’une manière visuelle si intuitive qu’elle ne nécessite pratiquement d’aucune explication. Avec un bon management visuel, toute personne présente sur un lieu de travail devrait être en mesure de comprendre instantanément l’état actuel et l’avancement du travail, de suivre les performances de son équipe par rapport aux objectifs, d’être informée de tout problème existants et bien plus encore. En créant des repères visuels instantanés, les organisations rendent l’information claire et exploitable, améliorant ainsi la productivité.
Toyota a été la première entreprise à introduire le management visuel dans ses chaînes de production au Japon en 1938 , sa philosophie initiale d’amélioration continue a depuis évolué pour devenir un phénomène mondial connu sous le nom de management “lean”. Ce n’est que 40 ans plus tard que les chefs d’entreprise occidentaux ont découvert le système de production Toyota et son “kanban” extrêmement efficace, qui est encore utilisé aujourd’hui pour aligner visuellement la production sur la demande afin de réduire le gaspillage au maximum.
Avec les kanban , les tâches sont représentées visuellement pour donner aux collaborateurs une vue de l’avancement tout au long de la chaîne de production, et de permettre aux nouvelles tâches entrantes d’apparaître dans une file d’attente lorsque la bande passante le permet. Avec un flux de travail visible, les tâches peuvent être hiérarchisées efficacement et les problèmes peuvent être résolus avant que l’arriéré ne devienne trop important. Cet aspect est important dans tous les secteurs d’activité, car les retards immobilisent les investissements et augmentent les coûts.
Toyota a ensuite inventé l’Obeya , ou “grande salle”, dans les années 1990, alors qu’elle mettait la Prius sur le marché. Comme l’a expliqué Sam MacPherson , directeur exécutif de la Lean Leadership Academy, à IndustryWeek, “les obeyas offrent un espace dédié ainsi que du temps pour la coordination et la résolution de problèmes, et sont conçues pour minimiser les barrières organisationnelles”.
Si l’on considère le TPS [Toyota Production System] comme un système nerveux, l’obeya en est le cerveau. C’est là que les informations sont synthétisées et digérées, puis analysées, classées par ordre de priorité et que des décisions sont prises sur ce que nous allons faire de ces informations”, a expliqué M. MacPherson. Le rapport note également que “le management visuel est un élément clé, les murs des bureaux étant généralement couverts de graphiques, de tableaux et d’autres données ou communications que les membres de l’équipe peuvent examiner et sur lesquels ils peuvent agir. … Le résultat final : des solutions plus rapides et plus efficaces”.
Les managers s’appuient également sur des pratiques telles que les “Gemba Walks”. Au cours d’un tour de terrain (mot japonais Gemba signifiant “lieu réel”), qui a généralement lieu tous les jours ou toutes les semaines, les cadres rendent physiquement visite aux travailleurs à leur poste de travail pour discuter de la manière dont les opérations commerciales peuvent être menées de la manière la plus efficace possible.
La Covid-19 a obligé le management visuel à se digitaliser
Lorsque la pandémie a frappé, de nombreuses organisations ont dû numériser leurs opérations physiques – y compris le management visuel – car le management visuel physique devenait compliqué avec le distanciel. Il a donc fallu déplacer les tableaux blancs, les tableaux kanban, les obeyas et les diagrammes de Gantt vers des espaces de travail numériques. Même les Gemba Walks sont devenus virtuels. Près d’un an plus tard, la plupart des organisations ont encore du mal à opérer ce changement. Beaucoup d’autres n’ont pas encore commencé.
Si une organisation n’en est qu’au début de son parcours “lean” et n’est pas encore passée au management visuel digital, elle devrait d’abord identifier comment ses produits ou services satisfont les besoins des clients et comment l’organisation y répond. Ensuite, elle devrait évaluer la manière dont elle utilise actuellement le management visuel dans ses espaces physiques, car le fait de s’appuyer sur des processus existants peut créer une base solide pour une transition digitale. Pour réduire les frictions, il faut également envisager d’élaborer à l’avance un plan de gestion du changement impliquant les parties prenantes concernées.
Les organisations doivent également déterminer le degré de digitalisation nécessaire dans leur activité. Pour un utilisateur lambda par exemple, il existe une grande variété de rituels qui peuvent réunir un groupe de personnes autour d’un tableau blanc virtuel pour faciliter une session de brainstorming. Une amélioration plus importante des processus nécessite une boîte à outils numérique comprenant des modèles de résolution de problèmes tels qu’un A3, des diagrammes en arête de poisson, etc. Les entreprises qui sont prêtes à se digitaliser complètement doivent être en mesure de comprendre comment leur personnel interagit avec les données, comment la numérisation affecte leur travail et comment leur infrastructure informatique peut s’adapter, et elles doivent s’engager, à tous les niveaux de direction, à faire participer les gens au processus de transformation.
Les organisations peuvent éviter les écueils en établissant une vision claire de la manière dont elles prévoient d’utiliser le management visuel digital, que ce soit au niveau des rituels, des processus ou de l’entreprise en général. Un programme de management visuel digital bien conçu et mis en œuvre avec succès sera entravé si des processus physiques dupliqués restent en place, tels que des listes d’actions conservées dans des feuilles de calcul ou des comptes rendus de réunions qui restent cloisonnés dans des documents ou des courriels. Pour réussir, les dirigeants doivent faire du management visuel la pièce maîtresse de leur communication et établir une cadence régulière pour la révision des données qui sous-tendent la prise de décision.
Pour de nombreuses organisations – en particulier celles qui ont subi une transformation lean dans un environnement de travail de plus en plus distribué et numérique – il est avantageux de disposer de cette base solide pour l’avenir de l’environnement de travail hybride. Pour les organisations qui n’ont pas encore adopté le lean, la question se pose : Qu’est-ce qui vous en empêche ? Engagez dès aujourd’hui une conversation avec l’un de nos experts chez iObeya.
