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mon aventure iObeya !
A l’échelle de l’usine, l’Industrie 4.0 est un concept un peu abstrait, englobant une série de composants technologiques que l’on peut classer en plusieurs “briques” telles que la robotique, la cobotique, l’Internet des objets (IoT), l’intelligence artificielle, etc. Ces briques peuvent agir seules ou de concert avec d’autres, dans un ensemble interconnecté que l’on pourrait appeler système opérationnel digital 4.0.
Ce système opérationnel digital se matérialise par une couche technologique qui transforme les systèmes managériaux Lean “classiques” déjà présents en entreprise. Un exemple notable de cette transformation est le Management Visuel , élément fondamental de tout système Lean. Traditionellement pratiqué en format papier, avec des tableaux blancs pour chaque équipe, il atteint rapidement ses limites lorsqu’on cherche à le déployer dans toute l’entreprise : perte d’informations entre niveaux hiérarchiques, incohérence et désynchronisation des données, effort important pour afficher des données à jour…
Sa version digitale permet de résoudre efficacement tous ces problèmes et de “passer à la vitesse supérieure” avec un système véritablement scalable au niveau de l’entreprise et même au delà. En d’autres termes, la digitalisation du Management Visuel lui permet de jouer pleinement son rôle de cerveau et de système nerveux de l’entreprise.
L'Équilibre de la gestion d'entreprise dans les système opérationnels 4.0
iObeya est la version digitale du Management Visuel, brique fondamentale de tout système opérationnel 4.0. Tel le connectome du cerveau qui permet de cartographier le réseau de neurones, iObeya est un réseau de salles digitales (les Oobeyas). Ces Oobeyas permettent de rythmer le travail des équipes selon des rituels Lean et Agiles, posant la base d’un vrai système opérationnel 4.0.
Avec iObeya, les prises de décisions sont plus efficaces, car l’information est plus précise et les décideurs au bon niveau de l’organisation. Comme dans le corps humain, le cortex prend les décisions complexes par la pensée lente, et les décisions rapides sont de l’ordre des réflexes. Autrement dit, la direction arbitre les décisions à moyen et long terme, tandis que le terrain s’occupe du court terme. Cette répartition favorise la mise en place du système opérationnel 4.0 dans les organisations.
Un système opérationnel doit permettre le fonctionnement efficace de tous les processus d’entreprise dans le but de servir au mieux ses clients, que ce soit à moyen-long terme avec le top management, ou à court terme, avec les opérationnels.
Décisions complexes et pensée lente : les cycles PDCA du top management
Pour le top management – sauf cas de crise – il s’agit de piloter à moyen-long terme, dans un environnement caractérisé par une prise de décision complexe et qui requiert l’intégration d’une multitude de variables. Les cycles PDCA à travers lesquels passent les comités de direction sont en général “lents”, car ils adressent des périmètres importants et s’étalent sur des échelles de temps plutôts longues.
D’un point de vue cognitif, ce type de processus décisionnels va faire appel à ce qu’on nomme la pensée “lente”, souvent utilisée dans la résolution de problèmes complexes.
La pensée rapide : les équipes opérationnelles en action
Pour les équipes opérationnelles, c’est différent : plus nous nous rapprochons des flux desservant le client (externe ou interne), plus les fenêtres de planification et de pilotage rétrécissent : l’horizon se “rapproche” pour se concentrer sur le court terme.
Au quotidien, le management de proximité aura donc tendance à gérer en mode “action-réaction”, faisant appel à ce qu’on appelle la pensée “rapide”, avec des cycles PDCA inévitablement plus courts. La pensée “lente” est également utilisée par les équipes terrain pour résoudre des problèmes récurrents qui affectent le quotidien.
Pour tracer un parallèle général avec le corps humain : le pensée “lente” est prise en charge par le cortex (comparable au top management), tandis que la pensée “rapide”, qui gère les réflèxes, sera dirigée par le cervelet et d’autres parties du corps (comparables aux équipes opérationnelles).
Qui est plus important ? Le top management ou le terrain ? Les deux mon capitaine !
Si vous poussez la centralisation à l’extrême, avec des chaines décisionnelles trop longues et engorgées de détails, votre organisation sera sclérosée , les équipes démotivées et incapables de s’adapter aux changements.
Si vous déléguez trop, vous perdez la capacité à piloter l’ensemble – vous oubliez le “system thinking” cher au Lean – et vous n’arrivez pas à tenir un cap.
Un système opérationnel doit donc veiller à une distribution équilibrée dans la capacité de prise de décision des différents niveaux hiérarchiques : définition de la stratégie pour le top management, exécution opérationnelle par le terrain.
Le rôle du digital dans tout cela ? Permettre à l’entreprise de suivre de façon harmonieuse – et donc efficace – une trajectoire donnée.
Optimiser la performance collaborative grâce au réseau d’Obeyas
Tout comme le neurone constitue l’unité de travail de base du cerveau, la salle (ou Obeya) est l’élément de base du système opérationnel 4.0 d’une organisation. iObeya agit comme un connectome, en créant un réseau de salles qui favorise la collaboration.
Les salles sont des lieux de collaboration visuelle entre individus interconnectées :
- Verticalement, suivant le lien hiérarchique par des informations montantes ou descendantes ;
- Horizontalement, suivant des flux de valeur allant jusqu’aux clients internes ou externes;
- En diagonale, pour les liens transverses entre les différentes équipes et pour les sujets traités en mode projet.
La liaison verticale se fait souvent dans le cadre de processus de déploiement de la stratégie (connue également sous le nom de Hoshin Kanri), mais aussi au quotidien suivant le “KPI tree” qui remonte dans les strates managériales.
Les connexions horizontales présentent presque autant d’exemples qu’il peut y avoir de processus métier. La liste est longue. Pour citer des cas courants dans un environnement industriel, il y a les processus d’assemblage permettant aux acteurs de toutes les étapes de visualiser l’avancement des produits assemblés et réguler ainsi le flux. Dans les environnements de bureau (services de support comme IT, RH, Finance, Achats, etc.) cela prendra plus la forme d’une gestion visuelle des en-cours permettant de rendre plus tangibles des flux immatériels et “cachés” dans les emails, les fichiers de suivi, les systèmes de gestion, les workflows, etc.
La liaison diagonale correspond au fonctionnement en mode projet. C’est pour cette raison que iObeya a été créée pour aider les équipes de développement produit de PSA Peugeot Citroën à mieux se coordonner dans un contexte multi-site et multi-disciplinaire.
Que ce soit au niveau macro/système ou plutôt local/opérationnel, iObeya couvre l’ensemble des cas d’usages Lean et Agiles pour permettre à votre organisation de :
- Piloter finement et rapidement le quotidien ainsi que les changements de trajectoire,
- Soutenir l’autonomisation des équipes,
- Faire tomber les silos pour rester focalisé sur le client.
