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mon aventure iObeya !
Assurer un alignement stratégique et une efficacité opérationnelle à travers plusieurs équipes et régions géographiques est un défi de taille. Les méthodes de déploiement stratégique, telles que le Hoshin Kanri, sont cruciales pour gérer ces complexités. L’utilisation d’un système numérique comme iObeya pour simplifier l’implémentation de ces approches apporte des avantages significatifs aux organisations. Cela permet notamment l’optimisation de la coordination entre différentes équipes, tout en centralisant les processus stratégiques, comme nous l’expliquerons dans cet article de blog.
Alignement stratégique avec le Hoshin Kanri
La matrice Hoshin, également connue sous le nom de matrice en X, est un outil de planification stratégique utilisé dans la méthodologie Hoshin Kanri. Cette méthode assure l’harmonisation des fonctions et des activités de l’organisation avec sa vision stratégique et ses objectifs majeurs. Elle garantit que l’ensemble de l’organisation œuvre vers des buts communs en établissant un lien clair entre les objectifs stratégiques, les actions concrètes et les indicateurs de performance.
La matrice Hoshin Kanri comporte plusieurs composantes essentielles.
- Les objectifs stratégiques : ce sont les ambitions de haut niveau que l’organisation cherche à atteindre. Ils sont placés en haut de la matrice.
- Les objectifs annuels : il s’agit des cibles spécifiques et mesurables définies pour l’année en cours, visant à concrétiser les objectifs stratégiques. On les positionne sur le côté droit de la matrice.
- Les Indicateurs Clés de Performance (ICP) : ces métriques servent à mesurer l’avancement vers les objectifs annuels. Ils se trouvent sur le côté gauche de la matrice.
- Les projets stratégiques : ce sont les initiatives majeures conçues pour atteindre les objectifs annuels. On les liste en bas de la matrice.
- Au centre de la matrice, où s’opère la synergie, les corrélations et les responsabilités sont cartographiées, reliant objectifs stratégiques, objectifs annuels, ICP et projets, tout en indiquant la responsabilité et l’imputabilité pour chaque partie du plan.
Étapes clés du processus Hoshin Kanri
- Aligner les objectifs à tous les niveaux de l’organisation.
- Favoriser une culture d’amélioration continue.
- Garantir que toutes les parties prenantes œuvrent vers une vision commune.
- Création de la matrice : Le processus Hoshin Kanri débute nécessairement avec le PDG et le top management qui définissent les priorités stratégiques et les indicateurs clés. Cette matrice Hoshin Kanri initiale est souvent appelée « Top matrice », Matrice de niveau supérieur ou encore Matrice de niveau 0. Elle sert de fondement à toute planification et action subséquente.
- Objectifs et indicateurs des équipes : Les priorités de haut niveau sont reprises par les départements et équipes, qui définissent alors leur propre matrice ou plan d’action, établissant des objectifs spécifiques et des indicateurs clés de performance (ICP) alignés sur la stratégie globale.
- Roadmaps et planification : Dans la phase de planification du cycle PDCA, les équipes élaborent des roadmaps détaillées pour atteindre leurs objectifs. Cette étape implique une analyse approfondie et une organisation minutieuse des actions à entreprendre, pour garantir leur alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
- Processus ascendant, ou Catchball : Le processus de déploiement descendant (top-down) ci-dessus présenté est contrebalancé par un processus ascendant (Bottom-Up) appelé “catchball”. Cette étape consiste à confirmer avec les niveaux supérieurs que les objectifs en cascade peuvent être atteints dans le délai imparti et avec les ressources disponibles pour le département ou l’équipe. En essence, le catchball aide à évaluer la probabilité d’atteindre ces objectifs. Cette étape se veut une discussion ouverte et factuelle sur l’entreprise et les opérations entre les niveaux hiérarchiques.
- Exécution : Pendant la phase d’exécution, ou phase “Do” du cycle PDCA, les progrès sont suivis en temps réel. Dans un système Hoshin Kanri numérique, une flèche se déplace à travers le plan Hoshin Kanri, changeant de couleur pour indiquer le niveau d’achèvement. Cette représentation visuelle aide les équipes et les managers à évaluer rapidement l’état des diverses initiatives.
- Suivi et vérification : Dans le cadre de la phase de vérification ou « Check » du PDCA, chaque équipe maintient un tableau de bord pour suivre ses performances. Des tableaux de bord tels que SQCDP (Sécurité, Qualité, Coût, Délai, Personnel) sont couramment utilisés. Leur version numérique offre des avantages significatifs : elle permet de créer des tableaux de bord plus dynamiques et personnalisés, et facilite la consolidation des données à travers toute l’organisation. Cette approche numérique assure une circulation fluide des données, offrant ainsi une vue d’ensemble complète, en temps réel des progrès et facilite une prise de décision éclairée et réactive.
- Ajustement et escalade : Dans la phase d’ajustement du PDCA, lorsque des écarts sont identifiés ou que les objectifs ne sont pas atteints, des plans d’action sont élaborés et mis en œuvre. Ces actions sont communiquées aux équipes concernées et, si nécessaire, escaladées à la direction appropriée. L’intégration de ces plans d’action dans un système Hoshin Kanri numérique assure non seulement un traitement rapide des problèmes, mais garantit également que les actions correctives restent alignées sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.
- Amélioration itérative : Le cycle PDCA est répété à intervalles réguliers, généralement trimestriels ou annuels, dans un processus appelé “Hansei” (réflexion). Cette pratique s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue (Kaizen), et permet également un réalignement dynamique avec les objectifs stratégiques à long terme (Hoshin).
Ancrer une culture d'amélioration continue avec l'Hoshin Kanri digital
- Définir collaborativement leur stratégie,
- Exécuter les plans avec des équipes hybrides (équipe à distance, sur le terrain ou réparties à travers le monde sur différents sites),
- Mener régulièrement des revues d’impact à chaque niveau de l’entreprise ,
- Définir des contre-mesures en cas d’écarts ,
- Capitaliser sur les leçons apprises pour le prochain cycle Hoshin Kanri.
Définition de la vision et des objectifs
Planification stratégique
Déploiement des objectifs
Alignement et communication : iObeya permet aux équipes de déployer les objectifs en créant des métriques communes et des tableaux distincts pour différents départements ou équipes. Chaque tableau peut être lié au tableau de stratégie global en consolidant ou en remontant les indicateurs clés de performance (ou KPIs, entre autres).
Planification tactique : Les équipes peuvent utiliser iObeya pour décomposer les objectifs stratégiques en plans spécifiques et actionnables. Ces plans peuvent inclure des échéances, des responsabilités et des indicateurs de performance.
Mise en œuvre
Collaboration en temps réel : iObeya permet aux équipes de travailler ensemble sur une même plateforme indépendamment de leur localisation physique. Ceci est particulièrement utile pour coordonner les efforts et partager les mises à jour sur l’avancement des diverses initiatives.
Planification et gestion des tâches : Les équipes peuvent utiliser iObeya pour décomposer les objectifs stratégiques en plans d’action spécifiques. Dans un même espace numérique, obeya, il est possible de suivre les échéanciers, l’avancement des tâches et des projets et de consulter les indicateurs de performance de toute l’organisation afin de garantir une collaboration et un alignement optimale entre les équipes.
Smart Boards et planning : Organisez et suivez vos actions stratégiques avec les Smart Boards d’iObeya. Synchronisez ces tableaux interactifs avec vos matrices Hoshin Kanri, et consolidez ainsi vos données en temps réel, afin d’assurer un alignement continu de vos équipes sur vos objectifs stratégiques.
Révision et ajustement
Suivi de la performance : iObeya peut être utilisé pour monitorer les KPI et autres métriques liées aux objectifs stratégiques. Les outils de management visuel, tels que les graphiques et les diagrammes, peuvent aider les équipes à évaluer rapidement la performance et à identifier les domaines nécessitant des ajustements.
Réunions de revue régulières : La plateforme peut être utilisée pour mener des réunions de revue régulière, où les équipes évaluent les progrès, discutent des défis et apportent les ajustements nécessaires à l’avancement de leurs plans. Ces réunions peuvent être documentées et suivies dans iObeya pour servir de référence future.
Réflexion et apprentissage
Revues post-implémentation : iObeya peut faciliter les revues post-implémentation, où les équipes réfléchissent sur les enseignements tirés pendant les phases de planification et d’exécution. Cela peut inclure l’identification des meilleures pratiques, la discussion sur ce qui a bien fonctionné et la mise en évidence des domaines d’amélioration.
