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mon aventure iObeya !
Chez iObeya, nous avons construit une organisation SAFe®️ (avec plusieurs hacks et quelques pièces du célèbre diagramme en moins), nous sommes donc structurés en Équipes Agile. Comme vous le savez peut-être déjà, l’une des routines standard ’une équipe Agile est d’instaurer un “Daily Meeting” ; un “Daily Scrum”, ou encore un “Stand-up meeting”… Et dans notre cas, étant donné que de nombreux membres de l’équipe sont situés à distance, assis à leur propre bureau devant leur ordinateur portable, cela devrait plutôt s’appeler une réunion “Sit-down” ou “réunion assise” ! Mais le nom n’a pas d’importance, le rituel, la participation et la ponctualité sont les choses les plus essentielles.
Bien sûr, nous “pratiquons ce que nous prêchons”, ainsi presque tout dans notre entreprise est réalisé via iObeya ; et pas seulement parce que nous le voulons, mais aussi parce que nous en avons absolument besoin et que nous adorons notre produit !
(Plus d’informations sur la numérisation des méthodes agiles)
Maintenant, revenons à notre organisation d’un daily meeting et à la façon dont nous, mon équipe, avons décidé de la gérer.
Un “daily meeting” flexible et collaboratif pour notre organisation
Notre organisation est adaptable, sans horaires fixes. Chaque jour à son propre rythme et ses propres contraintes, les membres de l’équipe peuvent avoir d’autres réunions, donc nous devons faire preuve de flexibilité. Mais il y a tout de même une règle : la plage horaire est définie avant midi ; car nous voulons conserver la philosophie Scrum et certains d’entre nous travaillent avec un décalage horaire de 6 ou 7 heures, donc midi est déjà la fin de la journée pour certains… Oh, oui, je ne vous ai pas encore décrit l’équipe !
- 11 membres
- 6 lieux différents répartis dans 3 pays
- Compétences multiples : qualité, UX/UI, développeur, product owner et Product Manager
- Le PM est présent une fois toutes les deux semaines, mais tout le reste de l’équipe doit toujours être présente, pas de distinction (d’accord, des exceptions peuvent se produire, la plupart du temps pour le PO :))
Pour l’instant, cette équipe est principalement dédiée à la solution Lean manufacturing d’iObeya Notre daily meeting est pragmatique et pas chronométré à la minute près. En effet, nous tenons à rassembler toutes les compétences du projet et nous ne voulons pas réduire cette réunion à une simple revue technique avec les développeurs. Tout le monde est (ou peut être) concerné (ou du moins, intéressé) par les actions des autres. Tout le monde parle et partage.
Du point de vue de l’équipe, ces réunions peuvent être le seul moment où toute la tribu est réunie. Pour certains membres, il peut s’agir du seul moment où ils parlent à tous les autres, où ils peuvent partager des nouvelles, des sentiments, des problèmes, des situations bloquantes qui peuvent avoir un impact sur les autres, etc. Nous avons à notre disposition d’excellents outils de communication à distance utilisables toute la journée, mais soyons francs, ces outils ne permettent d’égaler pleinement la profondeur et la chaleur humaine que procure une réelle interaction face à face avec ses collègues de travail.
Alors oui, nos réunions quotidiennes durent plus de 15 minutes, plutôt 20, parfois 25 (la réunion commence avec 1 ou 2 minutes de retard, chaque membre parle à peine pendant 2 minutes), parfois 30 min grand max… mais cela peut arriver. Tout le monde essaie d’être discipliné même si chacun est libre de couper court à un collègue au cas où il s’engouffrerait dans les limbes de son raisonnement. “hey les gars, on fait une réunion dédié sur ce sujet ??”
Notre panneau, notre principal outil de réunion
Quelques mots sur le “lieu” où nous nous retrouvons pendant ce “daily meeting”. Notre panneau est en effet affiché dans une salle (une Obeya) qui peut contenir beaucoup d’autres informations visuelles en fonction de son objectif (une obeya pour un lancement de produit, un suivi de projet, une salle personnelle ou une salle publique partageant des informations globales, une session de design thinking, une gestion de PI Planning… C’est l’une des principales forces d’iObeya). Ici, la salle contenant le panneau de réunion est l’une de nos nombreuses salles R&D dédiée au suivi global ou à nos produits pour l’industrie 4.0. Chacun peut y trouver de nombreux panneaux visuels contenant de nombreuses informations. Le panneau qui est utilisé lors de nos daily meting s’appelle le “Team Kanban”.
Nous utilisons un outil de vidéoconférence pour être tous réunis au même “endroit”. Nos écrans sont donc divisés en deux parties / deux onglets d’un navigateur web : le côté gauche, est réservé aux panneaux que nous voyons tous, le côté droit est réservé à la conférence téléphonique. Tout le monde est (ou devrait être) visible via sa webcam.
Chaque participant est connecté à la salle de réunion virtuelle, nous n’avons donc pas besoin d’utiliser la fonction de partage d’écran, ce qui assure une meilleure visibilité et une consommation de bande passante réduite. L’idée est vraiment d’être réunis au même endroit et d’augmenter notre efficacité en voyant et en partageant les mêmes informations au même moment.
Certains membres de notre équipe travaillent depuis nos bureaux, ils sont donc réunis dans une salle de réunion physique où ils utilisent un grand écran tactile ; tandis que d’autres participent directement via leur ordinateur portable. Voici ce que nous observons tous sur nos écrans:
Une dernière chose (et non des moindre) : selon la situation, nous utilisons le mode “animation guidée” intégré dans iObeya. Ainsi, les intervenants se succèdent pour synchroniser leur affichage ou pour guider tout le monde vers un autre tableau s’ils ont besoin de partager des informations détaillées. Il y là tout un sujet concernant les méthodes de travail via le management visuel que nous avons approfondi dans un article dédié.
Ceci était un aperçu rapide de notre gestion des Daily Meeting ; les détails concernant la structure et le contenu du panneau seront fournis dans le prochain article : 11 members, 6 locations, 1 daily meeting (Part 2) (disponible uniquement en anglais pour le moment).
N’hésitez pas à contacter iObeya si vous souhaitez explorer et mettre en place cette solution dans votre entreprise.
