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mon aventure iObeya !
Est-il vraiment possible, ou même pratique, de digitaliser les pratiques Lean ? La philosophie Lean existe depuis des décennies et de nombreux praticiens du Lean soulignent l’importance de l’exécution au stylo et au papier. Cependant, l’accélération de la transformation numérique et du travail à distance due à COVID-19 a conduit de nombreuses entreprises à s’interroger sur l’impératif de numériser leurs pratiques Lean. Travailler avec des équipes réparties dans le monde entier est un véritable défi pour les chefs de projet. Il est évident qu’une note autocollante, ou post-it, ne se déplace pas simultanément en Chine et aux États-Unis !
Dans un environnement économique en constante évolution, une entreprise doit envisager toutes les possibilités pour accroître son avantage concurrentiel. La numérisation des pratiques Lean est l’une d’entre elles. Dans un premier temps, les décideurs doivent gérer trois compromis principaux :
La dépendance à l’égard de la technologie par rapport à la familiarité du papier et du crayon
La sécurité et la confidentialité des informations physiques ou numériques versus leur automatisation par rapport à l’attention portée aux personnes.
Papier ou digital - qu'est-ce qui fonctionne le mieux pour le Lean ?
Une organisation doit évaluer l’équilibre existant et souhaité entre la robustesse des rituels papier et crayon et la dépendance à la technologie. Les pratiques physiques et numériques présentent toutes deux des avantages et des inconvénients, dont certains sont décrits dans le tableau ci-dessous.
| Papier | Digital | |
|---|---|---|
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Rapidité de la prise de décision |
Le flux d’informations sur papier permet de passer d’un niveau de décision à l’autre |
Le flux d’informations numériques et la collaboration hybride permettent d’obtenir des réponses plus rapides. |
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Qualité des décisions |
Qualité des décisions |
Accès à des données précises et approfondies |
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Gestion des connaissances |
La base de connaissances est locale et prend la forme de procédures standard |
La base de connaissances est à l’échelle de l’entreprise |
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Responsabilisation de l’équipe |
Les employés peuvent gérer leur panneau librement. Les employés peuvent prendre des décisions grâce aux données disponibles en temps réel |
Les employés sont habilités à prendre des décisions avec des données disponibles en temps réel |
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Standardisation |
Une partie du travail est standardisée par des efforts manuels |
Tout le travail est standardisé en raison de l’interconnectivité et de la transparence |
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Sécurité |
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Les droits d’accès sont ajustables par membre de l’équipe, protégés par la norme ISO 27001, mais il existe de gros pirates informatiques. |
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Dépendance |
Dépenses pour les tableaux blancs, avec une surface limitée. Libre de l’électricité et du réseau de données |
Peu de contraintes de surface avec les panneaux numériques Dépendance à l’égard d’internet et des ordinateurs |
Les avantages les plus importants que nous observons régulièrement sont ceux que les organisations tirent du Management Visuel digital, ou obeyas numériques, pour permettre aux employés de prendre plus rapidement de meilleures décisions grâce à l’accès instantané à des informations clés partagées.
Chez iObeya, nous avons vu de nombreux cas de réussite pour nos clients. Par exemple, une grande entreprise cliente a été capable de gérer son changement de rituels majoritairement papier vers des rituels majoritairement numériques en seulement quelques mois.
La gestion du changement a été si réussie qu’elle a dépassé nos attentes en termes de culture numérique : par exemple, l’un des membres les plus âgés de l’équipe dans l’atelier, qui n’avait jamais possédé de PC, a acheté une tablette pour son usage personnel après son expérience avec iObeya.
Garantir la sécurité et la confidentialité des informations
Ceux qui ont l’habitude des obeyas sur papier ont probablement dû faire face à des problèmes de sécurité des données et de protection de la vie privée, notamment :
- La frustration de perdre des informations à cause de notes autocollantes qui tombent, d’équipes de nettoyage qui perturbent accidentellement les informations, ou simplement de ne pas avoir accès aux informations quand on en a besoin.
- L’aménagement de salles obeya. Un nombre croissant d’organisations utilisent des salles de réunion dotées de grandes fenêtres pour améliorer la transparence. Certaines informations peuvent nécessiter une confidentialité qui peut être difficile à gérer sur papier.
Dans une Obeya physique, il n’y a aucun moyen de restreindre les informations à certains groupes de personnes et il y a toujours de nombreuses préoccupations concernant la pérennité des panneaux d’obeya physiques.
En revanche, dans une Obeya numérique, les menaces de piratage et de cyberattaque ne disparaîtront jamais vraiment. Heureusement, il existe un certain nombre de moyens de garantir la sécurité des informations numériques partagées. Par exemple, iObeya est certifiée ISO 27001 et mène des évaluations de vulnérabilité et des tests de pénétration pour s’assurer que les données des clients sont cryptées en toute sécurité.
En outre, des identifiants de connexion personnels sont requis et chaque utilisateur dispose d’autorisations spécifiques pour les espaces, appelées droits d’accès. Certains utilisateurs peuvent uniquement consulter les informations relatives aux panneaux, tandis que les administrateurs peuvent ajouter des panneaux, des utilisateurs, des informations, etc. Les personnes extérieures ne peuvent accéder au site qu’à l’aide de liens, de codes ou d’identifiants spécifiques.
Il est important que les entreprises évaluent les risques qui existent à la fois dans le monde physique et dans le monde numérique afin de trouver un équilibre dans leur transformation numérique potentielle.
Trois raisons de choisir une solution de Management Visuel Digital
En réduisant davantage le temps de réponse, en éliminant le gaspillage et en facilitant la prise de décision, les entreprises renforcent leur avantage concurrentiel.
- En réduisant davantage le temps de réponse, en éliminant le gaspillage et en facilitant la prise de décision, les entreprises renforcent leur avantage concurrentiel.
- Leading organizations can rely on digitalLes organisations de pointe peuvent s’appuyer sur des obeyas numériques avec un niveau de sécurité qui ne peut être atteint avec une obeya physique.
- Enfin, grâce à un bon équilibre entre le centrage sur les personnes et l’automatisation intelligente, les entreprises pourront tirer parti de la valeur élevée de la collaboration à grande échelle.
L’évaluation de ces trois aspects permet à votre entreprise de ne pas se laisser distancer par les organisations du monde entier qui s’engagent sur la voie de la transformation numérique.
Si vous êtes prêt à faire évoluer vos pratiques Lean vers une solution numérique, contactez iObeya pour demander une démonstration ou parler à l’un de nos experts.
Remplissez le formulaire de contact d’iObeya et nous vous contacterons rapidement pour étudier ensemble comment la numérisation des rituels Lean peut apporter de la valeur à votre organisation.
