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L’excellence opérationnelle est essentielle pour les usines, y compris la fabrication, les chaînes de montage, les usines, les sites de fabrication, les centres de traitement, les installations de production, etc. L’un des moyens les plus efficaces d’assurer des performances, une efficacité et une collaboration optimales est la numérisation des systèmes de gestion quotidienne, dit Daily Management System (DMS) . Dans cet article de blog, nous explorerons les défis de l’utilisation du papier traditionnel et du DMS hybride, les avantages de la numérisation et nous fournirons des conseils pratiques pour la mise en œuvre d’un DMS numérisé dans votre usine.
Le rôle essentiel des systèmes hiérarchisés pour l'efficacité opérationnelle
Dans un système de gestion quotidienne Lean (DMS) qui fonctionne bien, un système à plusieurs niveaux joue un rôle crucial dans le maintien de l’efficacité opérationnelle. Ce système est divisé en plusieurs niveaux ou « niveaux » (par exemple, T1, T2, T3, T4), chaque niveau correspondant à un niveau organisationnel différent, des opérateurs de première ligne à la direction générale. La beauté d’un système à plusieurs niveaux réside dans sa capacité à faire remonter et à consolider efficacement les informations. Lorsque des problèmes surviennent aux niveaux inférieurs, ils sont rapidement transmis aux niveaux supérieurs, ce qui garantit que les problèmes non résolus sont résolus rapidement. D’autre part, les décisions, les informations et les directives clés sont consolidées aux niveaux supérieurs, puis répercutées en cascade pour garantir l’alignement dans l’ensemble de l’organisation.
Une structure typique peut commencer par le palier 1 au niveau de l’équipe et passer au palier 2 pour les cadres intermédiaires, suivi du palier 3 pour les cadres supérieurs et enfin du palier 4 pour les cadres supérieurs. Cette interconnexion crée un flux de communication fluide, permettant aux équipes de rester alignées et de relever les défis avec le bon niveau de visibilité et d’assistance
Les défis des systèmes de gestion quotidienne sur papier ou hybrides
De nombreuses usines continuent de s’appuyer sur des systèmes papier ou hybrides (une combinaison de méthodes numériques et papier) pour gérer leurs opérations quotidiennes. Dans de nombreux cas, les entreprises utilisent des feuilles de calcul et des documents qui sont partagés entre les équipes et mis à jour manuellement, une approche qui n’a pas la robustesse requise pour les environnements de fabrication modernes. Un tel exemple est SQCD+ (Safety, Quality, Cost, Delivery, People) ou en français (Sécurité, Qualité, Coût, Livraison, Personnel), l’une des pratiques de gestion quotidienne sur papier les plus utilisées. Bien que ces méthodes aient pu être efficaces dans le passé, elles présentent plusieurs limites qui limitent la visibilité sur les performances et entravent l’efficacité des processus.
Les informations peuvent ne pas être synchronisées ou précises
Dans un système papier ou hybride, il est courant que les données ne soient pas synchronisées en raison d’une erreur de mise à jour manuelle ou d’une latence. Différentes équipes peuvent travailler avec des informations obsolètes, ce qui entraîne de la confusion et des erreurs. Cela peut entraîner un désalignement entre les niveaux. Par conséquent, les équipes ou la direction peuvent involontairement détourner l’attention du problème principal qu’elles essaient de résoudre pour rassembler des informations contradictoires, inexactes ou obsolètes.
Effort élevé de mise à jour
la mise à jour des systèmes papier ou hybrides nécessite un effort manuel, ce qui entraîne souvent des retards. Les équipes doivent consacrer un temps précieux à la recherche de données ou à s’assurer que les documents sont à jour partout où les parties prenantes chercheront à obtenir ces informations. Cela retarde le processus d’escalade à plusieurs niveaux, car les équipes peuvent manquer des mises à jour critiques.
Risque de perte d'informations: les documents
papier peuvent être perdus, endommagés ou égarés, ce qui entraîne des lacunes dans la continuité des données. Cela est particulièrement problématique lorsque des décisions critiques doivent être prises rapidement. Si les boucles de rétroaction ne sont pas bien établies, il peut souvent être difficile de savoir quand les actions signalées sont prises en compte par la haute direction ou si les informations correctes sur la résolution ont été transmises aux contributeurs concernés.
Accès limité aux données
Avec les systèmes papier, les données sont souvent cloisonnées, ce qui rend difficile pour les équipes et les managers d’accéder aux informations dont ils ont besoin en temps réel. Les systèmes hybrides peuvent également souffrir de ce problème s’ils ne sont pas correctement intégrés. Les voies d’escalade deviennent plus difficiles à suivre, et les équipes peuvent ne pas savoir si la direction est informée des barrages routiers, des obstacles ou d’autres problèmes spécifiques ou s’ils les résolvent.
Ces défis finissent par ralentir la prise de décision, réduire la visibilité opérationnelle et entraîner des inefficacités dans l’ensemble du système à plusieurs niveaux.
Avantages de la numérisation des systèmes de gestion quotidienne
Le passage à des systèmes de gestion quotidienne numérisés peut transformer le fonctionnement d’une usine, permettant une prise de décision plus rapide et plus éclairée. Voici comment la numérisation de votre DMS peut favoriser l’excellence opérationnelle :
Une meilleure et plus rapide prise de décision
La numérisation des DMS accélère la prise de décision en raccourcissant considérablement la boucle de rétroaction. Les systèmes papier peuvent prendre de 24 à 48 heures ou plus pour mettre à jour complètement les équipes, tandis que les systèmes numériques fournissent des mises à jour instantanées, réduisant la boucle de rétroaction à une demi-journée en moyenne. Cette vitesse permet de prendre des décisions plus rapides et plus éclairées, car les données sont synchronisées et accessibles en temps réel. Avec une source de données actualisées, les équipes peuvent être sûres qu’elles travaillent avec les informations les plus précises et les plus récentes.
Information centralisée – Accessible et visuelle
Un système numérique centralise toutes les informations critiques, les rendant facilement accessibles à tous, des opérateurs à la haute direction. Au-delà de l’accessibilité, les systèmes numérisés rendent également les données très visuelles, ce qui permet aux équipes de surveiller les indicateurs clés de performance ou d’autres indicateurs de performance en un coup d’œil. Cette visibilité à tous les niveaux permet aux équipes de saisir rapidement les informations clés et de prendre des mesures, ce qui est beaucoup plus difficile avec les systèmes papier.
Résolution ciblée des problèmes
Avec un DMS numérique, les équipes sont mieux équipées pour résoudre les problèmes qu’elles s’étaient initialement fixés. Étant donné que les données sont exactes et mises à jour en permanence, il y a moins de risque de s’éloigner du problème principal. Les équipes peuvent rester alignées et concentrées sur la résolution du problème fondamental sans se laisser distraire par des informations obsolètes ou incomplètes.
Conseils pour mettre en place un système de gestion quotidienne numérisé dans votre usine
La mise en place d’un DMS numérisé nécessite une approche stratégique pour garantir le succès. Voici quelques conseils clés à garder à l’esprit lorsque vous faites la transition :
Construisez sur votre système existant
Pour réussir la mise en œuvre d’un DMS numérisé, vous devez disposer d’une base solide. Commencer avec un système de gestion quotidienne existant qui comprend trois éléments clés :
- Réunions quotidiennes régulières
- Avec une composante visuelle et un ordre du jour structuré, où les membres de l’équipe collaborent activement et dirigent les discussions.
- Un arbre KPI clair, garantissant que les indicateurs clés de performance sont bien définis et compris par tous.
- Un processus établi pour remonter les problèmes, afin que les problèmes soient traités en temps opportun et de manière structurée
Si vous avez déjà ces éléments en place, concentrez-vous sur la numérisation des processus qui fonctionnent déjà bien. Travaillez à maintenir la structure de vos réunions, votre arbre d’indicateurs clés de performance et votre processus d’escalade tout en les améliorant grâce à des outils numériques.
Numériser de bas en haut
Commencer la numérisation au niveau granulaire, en se concentrant sur les processus les plus proches des opérateurs. Assurez-vous que le système est construit à partir de zéro, en connectant finalement tous les niveaux de l’organisation. N’oubliez pas d’étendre cette pyramide jusqu’au top management, en assurant un flux d’informations numérique complet.
Impliquer les opérateurs dans le processus
Un élément clé d’une numérisation réussie est de s’assurer que le système fonctionne avec les opérateurs, et non contre eux. Le nouveau système devrait leur faciliter la vie, et non la compliquer. Minimisez le nombre de clics et rendez l’interface utilisateur aussi intuitive que possible. Si le système numérique nécessite plus d’efforts que l’ancien système papier, il se heurtera à de la résistance. C’est pourquoi un système numérique similaire aux rituels sur papier est bénéfique, car il rend la transition transparente.
Favoriser un environnement sans blâme pour tester le système numérique
Pendant la transition, il y aura inévitablement des obstacles. Pour se prémunir contre l’anxiété ou la résistance, établissez un environnement sans blâme où les petites erreurs sont acceptables et considérées comme des opportunités d’apprentissage. Les opérateurs et les gestionnaires doivent se sentir à l’aise de tester le système sans craindre de répercussions. La mise en œuvre d’un environnement de test peut aider les opérateurs à se sentir en sécurité lorsqu’ils explorent et se familiarisent avec le nouvel outil.
La puissance des systèmes de gestion quotidienne numérisés pour la prise de décision et l'excellence opérationnelle
By En passant à un système de gestion quotidienne numérisé , les usines peuvent atteindre une plus grande efficacité, favoriser une meilleure prise de décision et franchir une étape critique dans leur parcours d’excellence opérationnelle. La clé est une mise en œuvre réfléchie et bien planifiée qui implique tout le monde, des opérateurs aux dirigeants. Lorsqu’elle est mise en œuvre correctement, les avantages de la numérisation vont au-delà du simple gain de temps et de la réduction de la paperasserie : elle responsabilise les équipes, favorise l’amélioration continue et, en fin de compte, augmente les résultats de l’usine. La numérisation des pratiques de gestion quotidiennes telles que le SQCDP+ permet aux entreprises de n’importe quel secteur non seulement de maximiser leur impact, mais donne également aux entreprises un avantage concurrentiel en s’alignant mieux sur les demandes commerciales modernes lorsqu’elles sont exploitées correctement.
